Forstå business casen fuldt ud
En business case har tre liv, og det er først, når du forstår de tre ”liv”, at du opnår de bedste resultater.
Der er desværre alt for mange gevinster der ikke bliver høstet – enten fordi man ikke formår det, eller ikke har set det fulde potentiale af business casen.
En del af årsagen er, at beskrivelsen i business casen er for løs i kødet, og gevinstrealiseringsplanerne ikke er tænkt helt igennem. Og kobler man det til én af de helt store udfordringer – nemlig, at det ofte er den forkerte, der skriver business casen, så er der flere lavt hængende frugter at plukke, hvis du forstår business casens tre liv – bare lidt bedre.
Ikke kun et beslutningsdokument
Både i den offentlige og private sektor er det fortsat en udbredt misforståelse, at business casen alene skal anvendes i forbindelse med investeringsbeslutninger. Business casen bliver i dette perspektiv alene et beslutningsdokument, der skal retfærdiggøre en given investering. Og det værste, der kan ske, er, at beslutningsdokumentet ender i skuffen, og ingen ser business casen igen. På den måde får du ikke koblet gevinsterne til din beslutning om at sætte i gang.
Af business casens tre ”liv” er det det første liv – udarbejdelse af beslutningsgrundlaget – som får mest kærlighed i organisationerne. Den løbende revurdering og den efterfølgende gevinstrealisering halter efter.
kilde: Business casen 361° – hele vejen rundt om gevinstreaslisering
De tre ”liv” er
- Før implementeringsprojektet (udarbejdelse af beslutningsgrundlaget)
- Under implementeringsprojektet (opdatering og revurdering, projektfasen)
- Efter implementeringsprojektet – gevinstrealisering (drift)
En gennemgående aktivitet i alle tre liv er ”Benefit Management”/Gevinststyring, som er noget forretnings- og linjeorganisationen skal involveres i og tage ejerskab for allerede i det første liv. Læs mere om business casens tre liv her.
Udfordringerne med det første liv retter sig mod organisering af det brede ejerskab og af måleværktøjer, der bruges til at fastgøre AS-IS niveauet. Altså – hvilken base er det, vi skal udvikle os videre fra med en business case. Udfordringen er også at forberede gevinstrealiseringen – for det er ikke alt, vi kan spå om i fremtiden. Fristelsen til at udelade en opfølgning/opdatering i forløbet er derfor stor, når man allerede på beslutningstidspunktet ikke kan sikre de rigtige fakta/tal til at skrive den fyldestgørende business case.
Derfor er business casens andet liv, den vigtige opdateringsfase, hvor investeringen er besluttet og et projekt kører. Det giver en masse ny viden, som skal holdes op imod beslutningsversionen af business casen, for at sikre at business casen stadig holder vand i forhold til de opstillede gevinster. Det kalder vi også at business casen nu er et styringsdokument, en ledestjerne, der holder de ansvarliges næse i sporet.
I det tredje liv er projektet implementeret, og projektlederen er videre til næste projekt. Så nu er det kun ledelsen, der har fokusansvar og skal sikre, at gevinsterne bliver høstet i den efterfølgende tid. Det gøres med business casen i hånden, og en jævnlig gevinstrealiseringsrapport, der belyser fremgangen.
Læs: Hvad er en business case?
