Den statslige business case

businesscase.dk > Den statslige business case

Digitaliseringsstyrelsen har udviklet en fælles statslig IT-projektmodel, der gælder for alle Statens organisationer. Her indgår Statens business case model, og det er den vi tager fat på her. Den seneste business case model er version 3 fra 6. juli 2017.

Formålet med Statens business case model er at tydeliggøre rationalet for en IT-investering, ved at beregne og tydeliggøre gevinster og udgifter ved et projekt, samtidig med at der tages højde for risici og usikkerhed.

 

Med Statens business case model kan du beregne:

  1. Projektudgifter – det vil sige omkostningerne ved at udvikle og implementere den fremtidige løsning.
  1. To scenarier for den fremtidige driftssituation: Hvis projektet gennemføres, og hvis det ikke gennemføres. Når man ser på den fremtidige driftssituation både ”med og uden” projektet, kan gevinsterne beregnes.
  1. De risici, der er forbundet med gennemførelsen af projektet, og en fastsættelse af hvor stor en andel af risici, man ønsker at kunne dække økonomisk.

Ligesom den Statslige IT-projektmodel opererer den Statslige business case model med følgende formål:

  • Effektivisering 
    Projekter, der har som primært formål at realisere et økonomisk potentiale i den offentlige sektor.
  • Kvalitetsløft
    Projekter, der har som primært formål at løfte kvaliteten af en service, der leveres af den offentlige sektor.
  • Overholdelse af lovgivning
    Projekter, som igangsættes for at sikre, at Danmark overholder lovgivning, hvilket oftest drejer sig om ny EU-lovgivning.

Alle projekter skal uanset det primære formål beskrive de fremtidige driftsudgifter både ved gennemførsel af projektet, og såfremt det ikke gennemføres.

I den fællesstatslige IT-projektmodel er business casen den økonomiske opgørelse og indeholder ikke en beskrivelse af, hvorledes gevinster skal høstes, eller hvordan kvaliteten af leverancerne måles. Det beskrives i stedet i det obligatoriske projektiniteringsdokument (PID). Business casen og PID’en skal tilsammen give det samlede overblik over projektets scope.

 

Statens business case version 3.0

I arbejdet med at opdatere modellen har fokus været forenkling, brugervenlighed og gennemskuelighed. Den opdaterede version markerer et skifte fra de tidligere versioner, hvor sigtet var at præsentere et fuldstændigt billede af projektets økonomi, til en simplere model.

Den nye model fokuserer først og fremmest på at afdække og fremstille de oplysninger, der er nødvendige for at skabe et solidt overblik og danne grundlag for afrapportering.

For at øge brugervenligheden er layout blevet tilpasset, og der skal nu foretages færre indtastninger i modellen, så udfyldningen er blevet lettere og hurtigere.

Ikke-økonomiske gevinster, som også bliver kaldt kvalitetsløftsgevinster, er ikke længere en del af business case modellen, som i stedet fokuserer på en klar opdeling og præsentation af de økonomiske gevinster. De ikke-økonomiske gevinster indgår i stedet kun i projektinitieringsdokumentet (PID), som er en obligatorisk del af den fællesstatslige it-projektmodel. Disse gevinster kan dog godt at stor indirekte økonomisk effekt, hvis eksempelvis brugen af en selvbetjeningsløsning er meget lav på grund af lav bruger tilfredshed.

De 3 typer effektiviseringsgevinster er således nu:

  • Budgetmæssige gevinster
  • Produktivitetsgevinster
  • Samfundsmæssige gevinster

De to første gevinsttyper er ”cashable” for den statslige organisation, mens de samfundsmæssige gevinster – er en ny tilføjelse til modellen – som sigter mod at afdække den værdi, som statens projekter skaber for borgere og erhvervsliv.

 

Usikkerhed og risiko

Som noget nyt skelnes der mellem usikkerheder og risici. Usikkerhed er defineret som et spænd, hvor en kendt udgift vil lande, og afdækkes ved hjælp af trepunktsestimering i projektbudgettet.

En risiko er defineret som en potentiel hændelse, der, hvis den indtræffer, har betydning for projektets økonomi, tidsplan eller kvalitet. Risici beregnes automatisk i business case modellen på baggrund af estimering af sandsynlighed og konsekvens for hver risiko.

Tilmeld dig businesscase.dk nyhedsbrev og få nyt i din indbakke om emner relateret til business cases – både i det offentlige og private.

Brug for rådgivning?

Kontakt os ganske uforpligtende

Ring til 1stroke konsulenterne på

+45 5239 3885

eller

Fakta

Statens business case model skal anvendes af alle statslige myndigheder.

Når IT-projekter overstiger 10 mill. kr. i budgetterede udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse skal de sendes til Statens IT-råd med henblik på risikovurdering.

Når IT-projekter overstiger 60 mill. kr. i budgetterede udgifter, skal det også forelægges Folketingets finansudvalg.

Link til Digitaliseringstyrelsens Business Case model

Find skabelonen

Link til Kommunernes Business Case model

Find skabelonen

Har du brug for viden?

1stroke tilbyder kurser i business cases og gevinstrealisering og tilbyder nu også specifikt undervisning i Statens Business Case model.

Kontakt Martin J. Ernst