GODE RÅD – TIL BUSINESS CASEN OG GEVINSTREALISERINGEN

businesscase.dk > GODE RÅD – TIL BUSINESS CASEN OG GEVINSTREALISERINGEN

Begynd småt og skaler efter behov

 

 

Lad ikke skabelonen skabe unødige behov
– Martin J. Ernst, initiativtage og redaktør af businesscase.dk, Head of EPICO Management Consultants, ekstern lektor IT-Universitetet

 

 

Business casen skal ses som en beskrivelse af hvorfor. Og dette “hvorfor” kan tage sig meget forskelligt ud alt afhængigt af den forandring, som virksomheden eller organisationen ønsker at gennemføre.

En af de største fejl er, at virksomhederne bruger én skabelon til at udarbejde business casen, uanset om det er et stort eller lille projekt. Et stort projekt kunne være et kernesystem til et pensionsselskab, som håndterer 800.000 pensionsaftaler eller indførelsen af et nyt servicekoncept i SAS eller udskiftning af samtlige signaler i Banedanmark. Et lille projekt kunne være indførelsen af MUS-samtaler for at nedbringe sygefravær, elektronisk betaling i kantinen eller køb af nye printere.

Disse eksempler har alle forskellige forretningspotentialer og dermed forskellige behov for indholdet i en business case. Ofte sker det, at man bruger et større rammeværktøj end nødvendigt, hvilket gør resultatet ineffektivitet. Et godt råd er at skralde en business case helt ind til benet og bygge op efter behov. Nogle gange er det ikke nødvendigt at udarbejde en “full size” business case, hvis man i starten blot skal afprøve en forretningsidé for at se, om den spiller.

 

Spørgsmål:

Skriv til os på info@businesscase.dk.

Køb bogen – Business case 361:

Business Case kurser

Læs mere om bogen her.

Modning af business casen - tre typiske niveauer:

Ved at inddele business casen i tre modenhedsstadier har ledelsen mulighed for at stoppe et projekt, hvis det tidligt viser sig, at projektet ikke kan realisere et fornuftigt afkast i forhold til investeringssummen og risikoprofilen.

En business casen kan inddeles i følgende modenhedsstadier:


Business case – version 0
Denne version er på et meget overordnet niveau og typisk på dispositionsform – og måske kun hovedoverskrifter. Der bliver regnet i hele træskolængder, og man ved og forventer, at de inkluderede tal er forbundet med en vis usikkerhed. Denne version bruges til at beslutte, om man skal gennemføre en omkostningstung for-analysefase.

Det første niveau for business casens modenhed er Benchmarking. AS-IS-tallene er baseret på en overordnet vurdering af performance mål og regnskabstal. TO-BE-tallene er baseret på branchestandarder eller benchmark-analyser med henblik på at identificere værdiforskelle. Dette kan benyttes til at identificere muligheder og til at bestemme, hvor business casen behøver yderligere analyse. Det er altså med andre ord version 0 af business casen.


Business case – version 1

Det næste niveau for modenhed kræver en mere dybdegående analyse,
hvor værdiforskellen fra det foregående niveau skal bevises med mere
evidens. Denne version danner basis for beslutningen om at gennemføre en
egentlig analysefase.


I denne fase bliver projektet beriget med mere information, som får business casens resultat til at krystallisere sig endnu mere. Man har nu basis for at beslutte en egentlig analysefase, hvor både gevinster og specielt omkostninger bliver kvantificeret endnu mere præcist.

AS-IS-tallene er baseret på KPI’er (eller mere detaljerede præstationsindikatorer) fra virksomheden. TO-BE-scenariet er baseret på antagelser relateret til den nuværende situation (f.eks. trends, brugeroptag, lokalmarkedet, osv.). Denne version af business casen giver dermed beslutningstagerne en mere virksomhedsspecifik version af business casen, som enten understøtter eller afviser business casens version 0.


Business case – version 2
Under analysefasen bliver business casen yderligere modnet parallelt med, at projektets basis, i form af omfang, projektplaner med mere, også bliver modnet. Dette samles i et dokument, som er fundamentet for projektets endelige godkendelse.

Business casens sidste modenhedsniveau er der, hvor nøgleinteressenter, særligt gevinstejere og forretningsledelsen, forpligter sig til business casens indhold. AS-IS-tallene er nu baseret på allerede analyserede KPI’er (eller mere detaljerede præstationsindikatorer), der er bekræftet og accepteret af gevinstejerne. TO-BE er baseret på antagelser relateret til den nuværende situation og er analyseret, bekræftet og accepteret af gevinstejerne. Denne version to af business casen kan, med efterfølgende opdateringer, danne basis for gevinstrealiseringen.

Har du hørt om vores kurser om business case og gevinstrealisering?

Risikostyring

Risikostyring er i forbindelse med business casen relateret til to typer af risici:

  • Risici der kan forekomme, hvis virksomheden ikke foretager sig noget – disse bør inkluderes i årsagsbeskrivelsen, og hvis ændres (til det bedre eller være) også være beskrevet som en gevinst
  • Risici der kan forekomme under implementeringen og i forbindelse med gevinstrealiseringen – disse bør inkluderes i risikodelen af business case-beskrivelsen

Dette dækker både over en forretningsmæssig risiko, som (forhåbentligt) bliver forbedret med de tiltag, som ønskes implementeret. Dette er historisk noget, som mange organisationer har haft udfordringer med, da værdisættelse af dette ikke altid har været muligt. Specielt ikke værdisættelse af mulige enkelt hændelser.

Det kan godt være, at man objektivt kan redegøre for, at sandsynligheden for en bestemt hændelse gik fra 75% til 25%, men hvad er værdien eller omkostningerne forbundet med, at en medarbejder siger op eller forsvinder, og alt kompetence indenfor dennes område går tabt? Har dette en påvirkning på bundlinjen eller i regnskabet?

Uanset om det er den ene eller anden type risiko, så danner de forskellige risikobilleder, sammen med de øvrige gevinster og omkostninger til projektet, grundlaget for selve investeringsvurderingen. Dermed bliver beslutningen om igangsættelse af projektet mere nuanceret end blot et spørgsmål om ROI.

Har du Danmarks bedste business case?

Læse mere om hvordan du kan nominere det du mener er Danmarks bedste business case her.

 

Læs vores tidligere nyhedsbreve – og tilmeld dig vores nyhedsbrev:

Mere end tusind læsere får inspiration fra businesscase.dk hver måned via vores nyhedsbreve.

Få nyheder, blogs, skabeloner, eksempler … og meget, meget mere ….

Vitale målinger

Hvis din forandring skal bære frugt, er det vigtigt, at du måler – og derfor er måltal vitale for business casen.

Måling før, under og efter projektet er vigtigt, men de færreste praktiserer det. Det er vitalt, at du kender udgangspunktet, og hvad der skal eller kan forbedres, når du opstiller en business case.

En af grundene til at dette ikke sker er, at mange føler, at det er svært og ikke kan lade sig gøre.

Tre former for omkostninger
I et forandringsprojekt skelnes typisk mellem tre former for omkostninger:

  • Omkostninger til at få værktøjet – populært sagt “implementering af hammeren”
  • Omkostninger til at drive forandringen – populært sagt at “lære at bruge hammeren mere effektivt”
  • Omkostninger til at måle forandringen – også kaldet at “sætte en tæller på antallet af slag med hammeren”

“Jeg oplever tit, at det først er sent i processen, at det går op for business case forfatteren, at det både er svært og det koster at få indhentet tal til den første version af business casen. Men det er afgørende, at der afsættes økonomi til alle tre former for omkostninger, ellers har gevinstrealiseringen lange udsigter,” forklarer Martin J. Ernst, CEO i 1stroke og ekstern lektor på IT-Universitet i København.

Forsømte hjemmesider
Mange firmaer forsømmer målinger af, hvordan brugerne anvender deres hjemmeside. Er brugerne glade for hjemmesiden, får de den information, som de har behov for? Og allervigtigst – køber de den vare, som de har brug for, eller er det nemmere at købe den hos konkurrenten? Dette er et rigtig godt eksempel på noget, som mange føler, er svært at måle.

Konsulentfirmaet Paso Research har specialiseret sig i forståelse og måling af brugernes adfærd. Her er erfaringen, at mange virksomheder ikke kan kvantificere potentialet af deres business case, fordi de ikke kender nok til brugernes adfærd på f.eks. firmaets hjemmeside.

Via online kvantitative målinger baseret på høj volume af respondenter og kunder i et benchmark imod konkurrenter uddrager de datadrevet evidens, om hvorvidt hjemmesiden bidrager til forretningen og outperformer konkurrenterne.

“Vi møder mange virksomheder, hvor det måske primært er et bestemt skærmbillede eller skriftlig fremstilling, som brugerne ikke kan finde ud af – og dermed tabes salget,” siger usability ekspert og CEO i Paso Research, Jacob Hancke.

Netop fordi du ikke møder dine brugere ansigt til ansigt, er målinger centralt. De skal gennemføres under projektet. Men også når projektet er færdigt for at sikre, at du er på rette spor, og at din indsats i projektet får den ønskede virkning.

“Det er set før, at man har implementeret “hammeren”, men uden den ønskede effekt. Det ved man først rigtig, hvis man har målt forandringen før, under og efter projektet. Her er det derfor nødvendigt at give sig selv tid til refleksion. Først der er du klar til et nyt forsøg i håb om at kunne forbedre næste version af “hammeren,” tilføjer Martin J. Ernst.

Læs mere om Paso Researchs koncepter her.

Køb bogen – Mastering the Business Case

Læs mere om bogen her.

3.  november 2020 i Industriens Hus

 

Konference om Business Cases & gevinstrealisering

Seneste indlæg: