Hvordan en formaliseret målingsproces kan sikre at gevinsterne realiseres

businesscase.dk > Hvordan en formaliseret målingsproces kan sikre at gevinsterne realiseres

Denne artikel er inspireret af en gruppediskussion med titlen Managing Project Benefits: Is there a right way to measure value, som var arrangeret af PA UK. Under diskussionen blev der bl.a. diskuteret fordelen med at have en etableret metode for at måle gevinsterne helt fra projektstarten. Dette har den fordel, at præ-definerede målinger giver et objektivt input til vurderingen, om et projekt fortsat er levedygtigt, hvis ændringer kan betyde at projektet gevinster ikke længere vil blive realiseret eller være relevant.

De store krav til en formaliseret metode for gevinstmåling er at sikre, at gevinster måles ens hver gang og over tid. Her har NIATx University en god vejledning til hvordan en virksomhed kan etablere denne formaliserede metode.

Forskerne fra NIATx beskriver en proces i seks trin for at sikre god gevinstmåling. Måling af virkningen af ​​ændringen er et vigtigt aspekt af hver vellykket organisatorisk forbedring, og NIATx har designet processen til at etablere en rettidig og nøjagtig måling af forandringerne.

Phe 1

 

  1. Definér dine måltal. Du skal definere hvad du måler og hvordan du måler det før du starter forandringsprocessen. Du skal sikre, at måltallene viser i hvor høj grad du opnår den forandring, som er projektets formål, og måltallene skal være accepterede af nøgleinteressenterne. Kendte og accepterede måltal opnår, at de efterfølgende resultater fortolkes ens og accepteres i organisationen. Derfor er klare definitioner helt afgørende for en succesrig gevinstmåling.
  2. Etablér en baseline. Du skal aldrig starte en forandringsproces uden at indsamle data om situationen før forandringen. Du bør definere udgangspunktet for forandringen og indsamle data for at fastlægge baseline. Det er ikke muligt at måle effekten af forandringen over tid uden en baseline, som viser hvor vi kommer fra.
  3. Etablér en klar og målbar effekt som mål med forandringen. Den forventede effekt bør være realistisk, men ambitiøs, være koblet til formålet med projektet, og konkret for at undgå senere forvirring om målet er opnået. Det er bedre fx, at bruge et konkret mål som ”vi skal gå fra status X til status Y” i sted for et mere løst mål som ”vi skal forbedre status X”.
  4. Vær konsekvent ved dataindsamlingen. Evnen til at etablere en ensartet dataindsamling på en regelmæssig basis er en afgørende del af forandringsprocessen. Nødvendige data kan i forvejen findes i virksomheden (f.eks. hos controllerfunktionen), men i andre tilfælde kan det være nødvendigt at bruge manuelle indsamlingsmetoder. De to metoder kan med fordel kombineres, ved at eksisterende systemer kan anvendes til mere langsigtet rapportering (fx månedligt) om hvordan forandringen udvikles kompletteret med ad hoc-målinger for at opfylde specielle målebehov.
  5. Præsentér dine fremskridt visuelt. Data, både om status før forandringen (baseline) og løbende status under og efter projektet, skal deles med andre i organisationen. Grafer er stærke visuelle hjælpemidler til at kommunikere ét budskab. Det mest effektive værktøj til at præsentere oplysninger om forandringen over tid er ved hjælp af grafer oprettet f.eks. i Excel.
    Alle grafer bør følge et simpelt aksiom: én besked pr. graf.Phe2
  1. Sæt spørgsmålstegn. At måle forandringen ​​er kun et første trin, og det vigtigste skridt i processen er at spørge: Hvad fortæller informationen mig om forandringen?
    Hvis forandringen er vellykket, så kan de oplysninger, du har indsamlet, fortælle dig, hvilke tiltag som havde mest succes med at skabe den ønskede forandring og opfylde dine mål. Samtidig giver mislykkede forandringer dig også mulighed for at stille det afgørende spørgsmål “Hvorfor?”, hvis svar giver vigtig viden om hvordan du kan føre forandringen i mål eller få vigtig lærdom til næste projekt.
    Med andre ord: Sæt spørgsmålstegn. Du må ikke acceptere resultaterne for pålydende før du har undersøgt dem, analyseret dem og prøvet dem

Du kan læse videre om hvordan man etablere en proces for at måle gevinsterne her.

 

Skrevet af Peter Hellman, Ass. Partner, 1stroke, Cand. Merc.