Hvad er en business case?

businesscase.dk > Hvad er en business case?

Styring og beslutningsgrundlag

Business case
Foto: Martin J. Ernst

Business casen er det styringsværktøj i projektet, som dokumenterer den forretningsmæssige påvirkning af projektets leverancer. Derudover indeholder business casen oplysninger, der beskriver retfærdiggørelsen af projektet fra start til slut. Med andre ord leverer business casen begrundelsen og besvarer spørgsmålet: “Hvorfor.”

Mange oplever, at investeringsbeslutninger tages uden, at der ligger en solid business case bag. At projekter og investeringer besluttes uden sikker viden om afkast og effekter, at gevinster kun realiseres i begrænset omfang, og at fokus forsvinder, når projekter går i drift.

Efter en lang periode med store investeringer i digitalisering og innovation trænger væsentlige spørgsmål sig på: Hvor bliver forandringerne af? Hvor bliver gevinsterne af? Hvordan får vi mere værdi og effekt for pengene? – Det er her business casen kommer ind i billedet.

 

Kort om business casen

  • En business case er en beskrivelse af begrundelserne for projektet og berettigelsen af projektets igangsættelse. Business casen er baseret på de estimerede omkostninger ved projektet samt risici og det forventede udbytte og de forventede besparelser
  • Business casen dækker alle ændringer i den virksomhed, der er berørt af projektet
  • Business casen udgør projektets vigtigste sæt informationer. Den styrer beslutningsprocesserne og bruges hele tiden til at justere projektets fremdrift i forhold til de forretningsmål og det udbytte, der er defineret i business casen
  • En business case skal udvikles i henhold til evt. eksisterende organisationsstandarder og projektets beskaffenhed. I nogle tilfælde vil en business case være meget krævende at udvikle og godkende, fordi projektet vil have store konsekvenser for organisationen. Andre vil være mindre arbejdskrævende, fordi projektet er uafhængigt og har minimal indvirkning på andre dele af organisationen. Investeringsniveauet vil også have indflydelse på, hvor formel udviklingen af business casen skal være.

Kilde: PRINCE2 manualen side 197-198, OCG, Anden udgave,2006

 

Business casen har 3 liv

 

Det er vigtigt at huske, at business casen har tre liv; et før, under og efter implementeringsprojektet, hvor projektet omdannes til daglig drift.

Før projektet

I perioden, før projektet sættes i gang, er business casen det dokument, der skal få interessenterne til at købe ind på idéen. Business casen kan være længe undervejs, da alle parter skal høres, og da alle deres behov skal skrives ind i dokumentet. Det er først, når aftalen er på plads, at forandringerne kan ske.

Det er også her, at forandringslederen skal vælges for at sikre, at der er en ansvarlig for realiseringen af gevinster. En forandringsleder skal være en del af linjeorganisationen og være med i projektet fra start til slut samt efterfølgende.

Under projektet

Her er business casen med til at holde fokus på de fastsatte mål. I kampens hede kan der tages beslutninger om reduktion af den implementerede løsning, som kan have direkte indflydelse på business casen.

I overgangen mellem de definerede faser skal business casen opdateres med de nye forudsætninger, som udfordrer projektet. Hvis business casen på den baggrund bliver dårligere, er det styregruppen og i sidste ene ledelsens vigtigste opgave at vurdere, om projektet skal fortsætte.

Efter projektet

Selvom projektledelsesstandarder som PRINCE2 ikke beskæftiger sig med realiseringen af business casen (realiseringsplanen), er denne aktivitet (fase) lige så vigtig som den fasen, hvor business casen blev defineret.

Det er her efter projektet, at der sker overlevering fra projektorganisationen til forretningen og fra projektlederen til forandringslederen. Realiseringen af gevinsten skal også i hus, og dette skal ske gennem ledelsen.

Fokus giver fremdrift, og derfor vil et fokus på realiseringsplanen også medføre resultater. Det er især her, at forandringslederen, som  er ansvarlig for at realisere projektet, skal træde i karakter.