Business case eller forretningspoesi?

businesscase.dk > Nyheder > Business case eller forretningspoesi?

Bragt i itSMF medlemsblad

Af Bo Nielsen, tidligere leder på IT-Universitetet nu bl.a. tilknyttet Alexander Insitituttet.

En god business case er for tiden det, som skal sikre at vores projekter lykkes.  Det skal nok være rigtigt. Læser man akademiske artikler om business cases er der tre hovedområder, som forskerne har taget under behandling, nemlig business casens indhold, anvendelse og ædruelighed.

Ifølge Wikipedia er en Business case en teknik til at opbygge troværdighed omkring en forretningside. Metoden har til formål at beregne og visualisere fordele og risici i forhold til omkostningerne af en beslutning. En business case er mere end en økonomisk model – en god business case giver ved hjælp af beviser / fakta og rationelle argumenter støtte for en konklusion, der er en præsentation af den metode og skøn og “beviser” er produceret.

Business casens indhold

De fleste forfattere er enige om, at en god business case ikke bare skal omhandle finansielle forhold, men også andre fordele, som projektet skal give organisationen. Det er fx noget, som Peter Axel Nielsen og John Stouby Persson fra Aalborg Universitet gør meget ud af i deres hæfte ”Business-Case metode for kommunale IT investeringer”.  John Ward m.fl. skriver i en artikel: Building Better Business Cases for IT Investments i MIS Quarterly Executive, at deres forskning har vist, at virksomheder med succesfulde IT projekter gennemgående har flere ikke finansielle elementer med i deres business cases.

Det kan derfor undre, at fx statens model for business cases næsten udelukkende fokuserer på det økonomiske perspektiv. Nu er der vel ikke noget galt i at mene, at penge er det vigtigste i verden: ”Money makes the world go round”, som der synges i musicalen Cabaret. Problemet er, at det kan være vanskeligt direkte at etablere årsagssammenhængen mellem projektets fordele og den direkte økonomiske besparelse. Man ser således ofte at en relativ kunstig og spekulativ sammenhæng forsøges etableret. Det er bl.a. her, at man ser de såkaldte ”McKinsey besparelser”: Hvis et passende stort antal mennesker kan spare fx 3,24 minutter dagligt, kan der nedlægges et tilsvarende antal fuldtidsstillinger.

Business casens anvendelse

Ifølge John Wards artikel har business casen fire hovedformål:

  • Gøre det muligt at prioritere forskellige projekter mod hinanden
  • Skabe basis for realisering af gevinsterne
  • Sikre opbakning fra ledere
  • Gøre det muligt at verificere at gevinsterne er opnået.

Gevinstrealiseringen har jeg skrevet om i en tidligere klumme, men prioriteringsspektet synes jeg ofte bliver glemt. Skal et projekt gennemføres, hvis det har en fornuftig business case? Ikke nødvendigvis, der er muligvis projekter, som har en endnu bedre business case og det er kun de færreste organisationer, som har ressourcer til at gennemføre alle ønskede projekter.

Dette betyder altså, at der inden for en organisation skal være en standard for business cases, som gør at forskellige business cases kan sammenlignes. Det er ikke altid lige klart.

Der sker desuden at projekter skal gennemføres, selv om man ikke direkte kan se en positive business case, de er imidlertid et fundament for andre projekter, lige som mere innovative projekter også kan have en tvivlsom business case.  En løsning på disse problemer er ifølge Jeanne W. Ross (hende med IT Governance) og Cynthia M. Beath har i artiklen: New approaches to IT Investments i MIS Quarterly Executive.anbefalet at dele projekter op i flere typer og sikre at hver type får tildelt midler.

Business casens ædruelighed.

En ældre artikel i Financial Times nævner at 83% af interviewede IT chefer indrømmer at mange af deres cost/benefit analyser er ren digtning. Dette inspirerede til klummens overskrift. John Wards artikel fra 2008 nævner at 38% af IT chefer i deres undersøgelse havde bevidst overdrevet fordele eller underestimeret omkostninger. Helt så slemt er det vel ikke mere, men jeg vil påstå, at man altid kan udvikle en positiv business case under passende anvendelse af løsagtige forudsætninger og lemfældig risikovurderinger. Sådan formuleres det selvfølgelig ikke, men af ”politiske grunde” må man sno sig for at få projektet igennem. Der er ikke nødvendigvis tale om manipulation, ofte er det klart for alle, hvilke hjørner der er skåret.

Et eksempel

Der er ikke noget så livsbekræftende, som at se begivenheder i bagklogskabens klare lys. I Berlingske Tidende d. 12 juli, 2012 beklagede overlæge Morten Krogh Jensen sig over IT systemer i sundhedsvæsenet og især over det fælles medicinkort, som skulle gøre det muligt for det involverede sundhedspersonale, at se hvilken medicin en patient får. Morten Krogh Jensen skriver at systemet opleves som ”ufærdigt, tidskrævende og behæftet med direkte risici for patienterne”.  Region Hovedstaden stoppede i april 2012 med at bruge systemet, fødeafdelingen på Hvidovre Hospital stoppede med at bruge systemet i maj 2012. ”Det Fælles Medicinkort er ikke designet, så det svarer til den måde, man håndterer medicinering på ude på ambulatorierne,” udtaler Mogens Engsig fra Region Midtjylland til Version2. Var der slet ikke nogen business case for det system?  Der var der faktisk – hele 59 sider , og når man ser på den business case er det tydeligt ( i dag), at systemet ville få vanskeligheder.

I forhold til teorierne er der en ganske udmærket vision og der omtales også ikke-financielle forhold, som dog ikke er kvantificerede i nogen nævneværdig grad og det er derfor tvivlsomt om det kan bruges til at verificere opnåede gevinster.

Ser man på risikovurderingen og dermed ”ædrueligheden” falder det i øjnene, at systemet skal interface til 22 forskellige systemer, udviklet og vedligeholdt af 18 forskellige leverandører, hvoraf mange er små med begrænsede ressourcer og mulighed for konkurs. Denne risiko er ikke nævnt i risikovurderingen selvom der er meget væsentlig for systemets funktionalitet.  Modstand fra lægerne er nævnt som en risiko, men løsningen er angivet til at inddrage dem i udrulningprocessen, men altså ikke i design processen. Blev sundhedspersonalet så slet ikke involveret i udviklingen?  Der er en liste på 24 interessenter, hvoraf langt hovedparten er organisationer, fx lægeforeninger. Det er måske nok fornuftigt, men der står intet i business casen om, hvordan man sikrer sig at organisationerne rent faktisk sikrer, at deres medlemmer bliver glade for systemet. En fyldig business case er bestemt ikke nogen garanti for et vellykket projekt.

Kan business cases så ikke bruges? Jo bestemt, men man skal være klar over deres natur og den måde de konstrueres på. De kan være et nyttige værktøjer til at opnå indsigt i projekter og gode til at kommunikere projekternes formål. Til syvende og sidst er de dog kun et resultat af interessenternes opfattelse og man bør ikke opfatte dem som en mirakelkur til at opnå succesfulde projekter.