”Fordi vi forvalter andre folks penge!”

Respekten for andre folks penge er vigtig, når man går i gang med at udarbejde den business case, der danner grundlag for et nyt projekt.

I starten af juli havde jeg en god snak med en af min tidligere kunder Mogens Hagelskær, som nu er adm. dir. for Odense Letbane. Vi plejer at mødes en gang i mellem og har en god meningsudveksling om faglige emner, stort som småt. Jeg kom naturligvis for at diskutere vores foreløbige resultater af vores årlige undersøgelse af danskernes brug af business case og gevinstrealisering.

Noget af det vi normalt bliver hurtig enig om er, at folk ikke forstår, at pengene ikke kan bruges to gange. Som Mogens udtrykte det; ”vi forvalter andre folks penge, så vi kan ikke bare komme tilbage og bede om flere”.

Det er er præcis det, som er meningen med udarbejdelsen af business casen og ikke mindst den efterfølgende gevinstrealisering. Nemlig, at vi med business casen redegør for, hvordan vi vil bruge andre folks penge til at skabe en række gevinster. Gevinstrealiseringen sikrer så efterfølgende, at vi faktisk får de gevinster, som vi havde sat næsen op efter.

Tallene i excel-arket i business casen er taknemmelige – indtil regningen bliver gjort op

Derfor er det vigtigt, at business casen ikke bliver ”romantiseret”, så man får en beslutning igennem, der aldrig kan realiseres. Excel-ark og tal kan være taknemmelige – og det er muligt at skrue på tallene, så ens interne rente eller nutidsværdi bevæger sig inden for de tolerancer, der skal til for at få en beslutning ført igennem.

1strokes årlige undersøgelse af danskernes brug af business case og gevinstrealisering har gentagne gangen vist, at business casen alene bliver et dokument, som bliver brugt til selve beslutningen – og aldrig kan realiseres i praksis. Hvorfor? Fordi der ofte ingen sammenhæng er mellem det man vil implementere, de forandringer, som er nødvendige, gevinsterne man ønsker at opnå og relationen til de strategiske mål.

Respekt for andre folks penge

Derfor er det vigtigt, at dem, som skriver business casen, har respekt for andre folks penge! Respekt for, at man bruger pengene rigtigt på de rigtige tiltag. Den gode business case sikrer, at porteføljestyringen af projektporteføljen sker på et grundigt oplyst grundlag – dvs. at de tiltag, som giver mest værdi for virksomheden er første prioritet (resten må vente). Og projektstyringen sikrer samtidig, at de estimater, der bliver stillet op er realistiske og også ender med at blive det faktiske resultat. Med andre ord business casen kan ikke stå alene, når taler om ”forvaltningen af andre folks penge”. Det er vigtigt at have gevinstrealiseringen for øje – fra start til slut!

Odense Letbane holder sig indenfor budget, fordi ”de forvalter andre folks penge”.