businesscase.dk > Nyheder > artikler om business case > 9 veje til en effektiv business case

9 veje til en effektiv business case

“Gode råd er dyre” siger et gammelt ordsprog. Men i virkeligheden sparer du omkostninger og sikrer bedre gevinster ved at gøre arbejdet grundigt fra start til slut.

1strokes konsulenter deler ud af deres mange års erfaring med business cases og gevinstrealisering og giver dig 9 råd til en effektiv business case.

 

1: Definer ansvaret – hvem er forfatter og ejer af business casen?

Lad den, som skal realisere gevinsten, være med til at udarbejde business casen, nemlig forandringslederen. Sørg for, at alle interessenter byder ind på business casen – gerne med et formelt underskriftsark.

2: Skriv – få feedback – tilpas!

Skaler business casen efter behov – hellere kort og skarp end lang og ukonkret. Søg feedback i organisationen og opnå 2 fordele; 1) en skarpere business case – og samtidig får du plantet en interesse og følelse af medindflydelse, som kan bidrage positivt til den fremtidige forandring. 2) Udbyg business casen med analyseværktøjer efter behov og kun, hvis det understøtter beslutningsprocessen og realiseringen af gevinsterne.

3: Se på det større perspektiv og få mere med!

Navnlig ved IT-projekter kan det være fordelagtigt at tænke i de forretningsmæssige muligheder – ikke kun reduktion af IT-omkostninger og procesforbedringer. Reduktion af omkostninger vil nok altid være en del af et projekt, men det bør ikke altid være det drivende. Det er sjovere at udvikle end at reducere – og på et tidspunkt kan man ikke reducere mere.

4: Sæt mål, følg op på mål, nå mål!

Opstil en række konkrete mål og gevinster, der skal realiseres. Sørg for at opbygge en god rapporteringskultur i hele virksomheden, hvor man holder øje med operationelle KPI’er og finansielle tal i relation til adfærdsændring og virksomhedens performance. Lad det være en controllerfunktion, som står for rapportering, men forandringslederen skal sørge for, at forandringen sker.

Læs evt. indlægget om vitale målinger.

5: Pas på overgang fra projekt til drift

Brug business casen hele vejen gennem projektet – også i implementeringsfasen – og lad ikke projektorganisationen glide “off the hook” for tidligt.

6: Kommunikér!

Del erfaringen med at opstille gevinster i hele organisationen, og italesæt meningen med den forandring og forbedring, som business casen definerer. På den måde sikrer man opbakning og minimerer risikoen for negativ effekt på ens projekt.

7: Søg opbakning fra ledelsen

Start med ledelsen og lad dem bruge business casens indhold til at inddrive gevinsterne hos forandringslederen. Det er klart, at hvis ens chef ikke har fokus på vigtigheden af projektet og dets mulige gevinster, kan det være svært at sikre fremdrift og dermed succes for at opnå de opstillede gevinster.

8: Stop op!

Hav mod til at stoppe projekter, som viser sig ikke at være levedygtige. Specielt for igangværende projekter er tendensen, at man ikke tør stoppe dem. Ved brug af en projektfase-model, tvinges man til at vurdere omkostninger og gevinster undervejs i projektets forløb.

9: Vær realistisk!

Få et realistisk forhold til gevinsterne. Nogle gevinster er så små eller så akademiske, at de har svært ved at blive realiseret. Gå derfor efter det store potentiale og monitorer de øvrige potentialer.

 

Husk! Der er også projekter, som “bare” skal føres med ind; f.eks. justering af momsregler, andre lovkrav eller opgraderinger af et system. Her kan man reducere business casen til: “hvis vi ikke gør dette, så lukker vi.” Man kan dog stadig med fordel tænke værdiskabende muligheder ind, når man alligevel er i gang.