Version2 henter ekspertcitat fra 1strokes Martin J. Ernst
Version2 har søgt aktindsigt i Region Syddanmarks business case forud for implementering af nyt EPJ (Elektronisk Patient Journal). En svær proces, da der ikke var en business case forud for denne trecifrede millioninvestering!
Vi har hørt om Sundhedsplatformen før (også et EPJ system), og om hvordan en professor fra Syddansk Universitet anfægter dokumentationen af omkostninger og gevinster. Region Syddanmark har så indkøbt deres EPJ uden at have en business case forud for projektet. Man kunne fristes til at spørge, om der mangler at blive delt nogle erfaringer regionerne imellem?
Version2 har indhentet kommentarer fra 1strokes business case ekspert, Martin J. Ernst, der også tilkendegiver, at det ikke giver mening. Martin udtaler:
Derfor undrer det mig, at Region Syddanmark fra starten, og specielt inden udbudsforretningen blev sat i gang, ikke fik udarbejdet en business case i en første version. En business case, som udstikker retningslinjer for, hvad man vil have, og hvordan en investeringen evt. skal finansieres. Dvs. man har bare valgt et system uden at kende til hverken formål, retning eller vision. Dette er yderst uprofessionelt og mangel på god forvaltning af borgernes penge. #viforvalterandrespenge
Version2 har fået fingrene i et notat fra regionen, der siger, at formålet med en EPJ Syd-business case således ikke er at godtgøre rationalet for at investere i en ny EPJ eller høste bestemte økonomiske gevinster. Den udlægning giver Martin J. Ernst dog ikke meget for, han tilføjer, at en business case, der kommer så sent, mere ligner en mulighed for at efterrationalisere beslutninger, man allerede har taget.
Det er et glimrende eksempel på, at man har valgt værktøjet, og så skal man have retfærdiggjort det. Man har købt bilen, så nu skal man lige finde en god begrundelse for det. En business case bør inkludere en vision, og specielt investeringer af den størrelse, som vi taler om, udtaler Martin J. Ernst.
Hvad burde Region Syddanmark have gjort?
Martin har sendt nogle råd i Region Syddanmarks retning og de lyder:
1) Få en vision med jeres projekt (og det er ikke for sent). Jeres valg af løsning begrænser visionen, men det er godt alligevel, da implementeringen bliver fokuseret, og alt andet lige bliver omkostningerne mere forudsigelige. Knopskydninger i scope undgås – og dermed holdes også omkostningerne i kontrol.
2) Få inddraget jeres brugergrupper. Uden at nævne navne, så er der eksempler på kollegaer i andre regioner, som har total negligeret dette. Det slås de så med nu.
3) Få fokus på de områder, hvor man forventer, at der kan ske en optimering af ”forretningen”. Det sker ved at finde ud af, hvor systemet kan skabe en væsentlig forbedring af arbejdsgange, optimering af ressourcer etc. Dette kommer ikke uden, at brugernes adfærd også ændres. Det peger tilbage på pkt. 2.
4) Få fokus på de områder, hvor det nye system skaber en forringelse. Uanset hvor godt et system man får, så går man fra et system, man har optimeret på i årevis til et system, som mangler denne fintuning. Gevinsterne kommer ikke uden, at brugernes adfærd også ændres. Det peger igen tilbage på pkt. 2.
5) Lad dette blive styret af en stabsfunktion til ledelsen. Lad det aldrig blive en del af projektet. For når projektet er stoppet, hvad sker der så? Alle de gode erfaringer med gevinststyringen forsvinder. Det peger også tilbage på pkt. 2 – for gevinststyringen skal bo hos brugergrupperne (gevinstejerne).
