businesscase.dk > Nyheder > Aktuelle nyheder > Hvordan fungerer et PMO rammeværk?

Hvordan fungerer et PMO rammeværk?

I et tidligere indlæg forklarede vi, hvad et PMO rammeværk er. Du kan altid gå tilbage og læse indlægget, hvis du skulle have glemt det;-)

1stroke PMO rammeværket

PMO rammeværket, som konsulentvirksomheden 1stroke står bag, består af 4 overordnede processer;

  1. Selection and Prioritization
  2. Portfolio Management
  3. Project Management
  4. Benefit Realization

I den første proces Selection and Prioritization godkendes og prioriteres alle nye projekter på baggrund af et Project Charter. Processen sikrer, at beslutningsgrundlaget for at starte et nyt projekt op, er på plads, at der er fokus på de vigtigste projekter og at ressourcekonflikter minimeres.

I processen Portfolio Management indsamles al projektdokumentationen, inklusive projektlederens månedsrapport, hvorfra der udarbejdes en månedlig ledelsesrapport over porteføljen og de enkelte projekters fremdrift. Portfolio Management sikrer et fælles udgangspunkt for alle projekter, waterfall såvel som agile projekter og give et hurtigt overblik over projekternes fremdrift og ressourceforbrug.

Processen Project Management er projektlederens proces. Denne proces udgør det enkelte projekt og eksekveringen af projektet. I rammeværket ligger der nogle få produkter som skal udarbejdes over projektets levetid og som benyttes til at sikre gennemsigtighed i det enkelte projekt samt overblik over den samlede portefølje af projekter. Udover leverance af disse få produkter, er projektlederen frit stillet mht. valg af projektmetode.

Om det er PRINCE2, PMI, SCRUM eller andre agile metoder der benyttes, har ingen indflydelse på rammeværkets funktionalitet.

Rammeværket håndterer med andre ord både klassiske waterfall projekter og agile projekter.

Den sidste proces, Benefit Realization er den proces, der oftest ”glemmes”. Processen starter, når projektet er afsluttet og skal sikre, at de ønskede benefits bliver realiseret og dokumenteret. Resultaterne og erfaringer fra denne proces er vigtige at bringe tilbage til de ansvarlige for den første proces, Selection and Prioritization, for at de fremadrettet kan blive skarpere i deres vurdering ved udvælgelse af nye projekter. 

Tilsammen sikrer de fire processer, at virksomhedens projektmodenhed bliver løftet markant. Resultatet kommer dog ikke af sig selv.

De vigtige dokumenter

For at sikre den nødvendige gennemsigtighed i projekterne og over den samlede portefølje af projekter skal der, af projektet, udarbejdes et mindre antal dokumenter.

Her er Business casen naturligvis ét af de helt afgørende dokumenter, men også Benefit Realization Plan og Monthly Report er vigtige dokumenter.

Dog er det vigtigt at understrege, at kun meget få dokumenter er obligatoriske. Business Casen er – nok imod forventning – ikke et obligatorisk dokument, da der også findes projekter, hvor det ikke giver mening at lave en Business Case, f.eks. ved regulative projekter såsom GDPR.

Omfanget og tiden til at gennemføre implementere PMO rammeværk afhænger naturligvis af virksomhedens størrelse, antallet af projekter, der afvikles samt antallet af projektledere i organisationen, men typisk vil det kunne gennemføres i løbet af 3-6 måneder.

Vil du vide mere, kan du læse mere om PMO rammeværk her.