businesscase.dk > Nyheder > artikler om business case > To typiske fejl ved en ERP-investering er rent spild af penge. Læs her og undgå fejl
om settings i nyt it-system

To typiske fejl ved en ERP-investering er rent spild af penge. Læs her og undgå fejl

Det er almindelig kendt at bruge en business case forud for en ERP-investering eller et andet standard system for at nedbringe omkostninger til løbende vedligehold. Men forudsætningen for en sådan business case er, at man bruger alle muligheder i det nye system og sikrer sig at det bliver brugt. Ellers risikerer man at den nye løsning ikke giver besparelser, men ekstra omkostninger.

Nedenfor er et eksempel fra den virkelige verden.

En større offentlig institution brugte et stort millionbeløb på et nyt ERP-system. Projektets formål var, at opnå en besparelse på driftsomkostningerne. Institutionen opnåede dog ikke den forventede besparelse, da de ikke startede med den ønskede gevinst i fokus. Institutionens to fejl var:

  • at de fokuserede på at få implementeret ERP-systemet så billigt som muligt.
  • at de ikke tog højde for, at det var nødvendigt at ændre i arbejdsgangene.

Nedenfor er der to eksempler på, hvordan det ødelagde høsten af den planlagte gevinst.

 

Husk at bruge automatiserede processer

Institutionen valgte at implementere ERP-systemets standardløsning. De fik dermed ikke implementeret systemets automatiske fakturagodkendelse. Dette tilføjede et ekstra arbejdstrin i fakturahåndteringen! Før implementeringen havde de en arbejdsopgave i systemet – fakturagodkendelse – men efter implementeringen havde de to opgaver – varebestilling og efterfølgende fakturagodkendelse – og derfor mere arbejde.

Effekten af det nye system var, at institutionen blev nødt til at ansætte ekstra personale for at kunne håndtere begge opgaver.

Fejl i projektet: Ved kun at se på implementeringen af ERP-systemet uden at vurdere, hvordan det skulle generere besparelser, opnåede projektet ikke at realisere de planlagte gevinster.

Effekt: Investeringen medførte ikke en besparelse, men forhøjede i stedet lønomkostningerne.

Løsning: Systemets automatiske fakturagodkendelse blev implementeret. Derved kunne institutionen opnå en besparelse ift. den nye situation (udvidet personale), men også en besparelse ift. situationen før ERP-systemet blev indkøbt.

 

Brug alle funktionerne inkl. rapportering så gevinsterne kan realiseres

Det nye ERP-system indeholdt (som standard) finansielle rapporter for bl.a. indkøb, men projektet etablerede ikke en arbejdsrutine for at producere og distribuere disse rapporter til afdelingslederne. Afdelingslederne fik formelt ansvar for hver sit indkøbsbudget. Men da de ikke fik rapporter, som viste dem, hvor meget de havde købt ind for, var de ude af stand til at styre deres indkøb. De købte ind i blinde og institutionen fik derfor budgetoverskridelser.

Fejl i projektet: Ved ikke at se på nødvendige ændringer i arbejdsrutiner, som det nye ERP-system gjorde mulige, blev de planlagte besparelser ikke realiseret.

Effekt: Den forventede besparelse, som delegeringen af budgetansvar til afdelingslederne skulle medføre, blev ikke realiseret.

Løsning: Institutionen indførte en rutine med jævnligt at lade systemet automatisk generere og sende rapporter til afdelingslederne. Derudover fik de uddannelse i selv at kunne trække rapporter ad hoc. Det gav afdelingslederne værktøjer til at følge deres indkøb og de kunne reagere i tide inden et eventuelt overforbrug ville true budgettet.

 

Hvis du vil vide om implementering af ERP systemer og gevinstrealisering i forbindelse med for eksempel ERP-projekter, er du velkommen til  – ganske uforpligtende – at kontakte Peter Hellmanphe@1stroke.dk