businesscase.dk > Nyheder > Aktuelle nyheder > Fokuser på det, du vil ændre

Fokuser på det, du vil ændre

Når du kommer videre med business casen og skal i gang med at beskrive vejen frem, er det vigtigt at have fokus på det, du vil ændre.

Ændring af processer og adfærd
For at skabe forandringer, skal man forstå det, man gerne vil forsøge at ændre. Her tænker vi på primært to ting: nemlig; enablers (it-processer, processer) og organisationen (menneskers adfærd er også inkluderet her).

Vi sætter skarpt på interessenter og forandringsledelse, som begge har dedikerede kapitler i bøgerne ”Mastering the business case” og ”Business case 361° ”.

I sidste blog kom vi ind på, hvordan du beskriver gevinsterne.

Interessenter

Det er velkendt, at strategien ofte er udviklet blandt et begrænset antal interessenter, selvom den skal realiseres med bidrag fra væsentlig flere interessenter. Og leverancerne er typisk defineret inden for projektledelsestrekanten, der balancerer tid, ressourcer og omfang, jf. figur nedenfor:

Når der er enighed om et projekts indhold, er trekantens tre sider typisk fastlagt og låst. Et projekt bliver normalt opfattet som succesfuldt, når de tre sider er i balance, og disse er styret i overensstemmelse med den godkendte projektbeskrivelse, som selvfølgelig er nikket af hele vejen rundt og har opnået et bredt ejerskab.

Udfordringerne opstår, når der er forskel mellem den aftalte projekttrekant og nøgleinteressenternes opfattelse af projektet. Samme udfordring opstår, når interessenterne ændres over tid og forudsætninger og omgivelser forandres.

Det er derfor projektejers og styregruppeformandens ansvar at sikre sig, at interessenterne fortløbende bakker op om projekttrekantens indhold og justerer den i overensstemmelse med interessenternes ønsker. Det kræver en løbende interessenthåndtering, der støtter organisationens strategiske mål og sørger for at skabe positive relationer gennem god kommunikation og ved løbende at involvere alle undervejs. At håndtere interessentere er ikke umiddelbart ligetil, og det kræver såvel planlægning og styring med anvendelse af en række forskellige metoder.

En overbevisende business case fordrer derfor et indgående kendskab til den del af forretningen, der skal ændres ligesom kendskab til de interessenter, der skal deltage i forandringsprocessen.

Hvis dette kendskab ikke er tilstrækkeligt eller tilgængeligt, er der væsentlig risiko for, at business casen ikke kan blive realiseret.

Derfor er interessenthåndtering at sikre den rette kommunikation på det rette tidspunkt til de rigtige mennesker.

Forandringsledelse

Vi kan have nok så mange gode intentioner, når vi skriver business casen og de mange gode gevinster, men kan vi ikke ændre vores interessenters adfærd, er vi lige vidt.

Ændring af interessenternes adfærd er en forudsætning for at realisere gevinsterne.

Forandringsledelse kan være den vanskeligste del af arbejdet med at skabe og realisere en solid business case. Det er ofte lettere at identificere strategi, skabe et nyt værditilbud til kunderne, definere gevinster og omkostninger for et løftestangsprojekt og etablere relevante KPI’er end at skubbe på menneskerne i organisationen.

Forandringsledelse handler om, at mennesker skal ændre adfærd og mind-set. Disse forandringer er ofte imod vores natur, når de sker, og derfor vanskeligere at have med at gøre.

Interessentanalysen og kommunikationsplan er begge dele tæt forbundet med forandringsledelse og inkluderer gevinstrealisering. Begge processer – forandringsledelse og gevinstrealisering – vil ofte foregå parallelt. Når en organisation tager et nyt it-system (en løftestang) i brug pålægges medarbejderne nye arbejdsgange og datastrukturer mv. En god interessentanalyse er en hjørnesten for at identificere de nødvendige forandringsledelsesaktiviteter. Ofte indeholder forandringsledelse interessenthåndtering, kommunikation og aktiviteter i forbindelse med gevinstrealiseringen.

Forandringsledelse er derfor vigtigt i realiseringen af business casen. Der vil være tilfælde, hvor gevinster opstår automatisk efter implementering af løftestangen, men der er normalt altid behov for en form for forandringsledelse.

Flere studier, blandt andre 1strokes årlige business case undersøgelse , viser, at når forandringsledelse ignoreres, kan det være den direkte årsag til, at business casens gevinster ikke bliver realiseret.

Så har du brug for yderligere hjælp eller feedback?
Så kan du se vores kurser i business case og gevinstrealisering – indenfor for staten og private, eller du kan booke tid til et møde for et re-view af din business case.