Dybest set så handler det om kun at opfinde den dybe tallerken en gang – eller som gammelt ordsprog siger: Erfaring er gratis, men du kan købe dyrt, hvis du selv prøver dig frem. Paradokset er dog, at læring forplanter sig bedre i din bevidsthed, når du selv erfarer frem for at læse en bog.

Organisationer har i mange år forsøgt via forskellige tiltag at lagre erfaring i organisationen eller teamet frem for hos den enkelte medarbejder. Dette er en udfordring for hele organisationen og er ikke specifikt for business case og gevinstrealisering. Det er en udfordring som ingen organisationer rigtig har kunnet løse tilfredsstillende.

Vi fremhæver det her, fordi vi gennem vores mange årige arbejde med business cases og gevinstrealisering har set mange eksempler på, at business cases bliver udarbejdet “forfra” – i stedet for basere business casen på erfaringer om hvad der er muligt/rent faktisk virker og hvilke forbedringer man med rimelighed kan forvente. Dette er specielt i forbindelse med estimeringen. Både estimeringen af omkostninger til at få realiseret gevinsterne, og estimere de forventede gevinster.

Hvad bør man gøre?

Alt erfaring kan ikke dokumenteres. Specielt i en foranderlig verden er det utopi at tro på, at dokumentation kan opretholdes. Alligevel er der en del artefakter, som med fordel kan gemmes centrale steder. Her tænkes på business casen, realiseringsplanen (ikke kun den oprindelige plan, men i særdeleshed faktiske gennemførte plan og hvad det faktisk kostede). På den måde opnår man et overblik over nødvendige tiltag for at realisere gevinsterne, samt en bedre mulighed for at etablere et mere realistisk estimat.

Erfaringen kan også ske i en erfaringslog. En sådan log kan struktureres på mange måder – en mulighed er som følger:

• Hændelse (Event) – Hvad skete der?
• Udkommende (Effekt) – Hvad skete der positivt som negativt?
• Udløser (Trigger) – Hvad udløste hændelsen?
• Prioritet – Hvor vigtig var denne læring? Meget vigtigt? Mindre vigtigt?
• Læringsområde – Hvilken del af organisationen lærte noget af dette her? Indkøb? Salg? Etc.
• Erfaringsområde – Hvad skal ændre? Processer? Datamodeller? Etc.
• Indeksering – Hvilke gruppe er læringen tilknyttet? Mennesker, projektmetode? Etc.
• Konklusion – Hvilken udledning af der af de observationer, som er fundet her?
• Anbefaling – Hvad er den bedste måde at gribe læringen an? Skal organisationen være proaktiv med bestemte forebyggende aktiviteter eller …?

Kilde “Mastering the Business Case” Nielsen & Ernst, 2015.

Uanset hvad skal erfaringen dokumenteres i et søgbart medie, hvor det er relativt nemt at gemme erfaringen.  Alt for mange har blot udarbejdet en erfaringsrapport i word-format, som fint blev lagt ned på en filserver, og efterfølgende aldrig er blevet set siden.

Ovenstående er ikke en udtømmende vejledning for erfaringsopsamling i forbindelse med business case og gevinstrealisering. Læs mere om lesson learn i bogen: “Mastering the Business Case”. Her uddybes vigtigheden af at sikre læring bliver i organisationen, og hvad der typisk går galt. Bogen rummer også eksempel på en proces for indsamling af læring samt vigtigheden af at have opsamling af erfaring, som en del af de personlige mål.

Skrevet af Martin J. Ernst, Partner, 1stroke. Ekstern lektor IT-Universitetet.

Skriv gerne til info@businesscase.dk med jeres input til erfaringsloggen.