Den kommunale sektor udarbejder business cases i forbindelse med tilrettelæggelse og gennemførsel af projekter og har i stigende grad fokus på gevinstrealisering. Selv om der på tværs af kommunerne er ensartet opgaver, er der stadig store forskelle i, hvordan projekter håndteres generelt

KL har udarbejdet en række vejledninger og skabeloner, som kommunerne kan anvende i forbindelse med udviklingen af business cases. Indholdet i KL’s business case-skabelon er ”need to have”, og forudsætter derfor at de enkelte kommuner selv supplerer og tilpasser modellen til deres behov og ønsker.

Formålet med KL’s business case er at styrke kommunens fokus på og arbejde med gevinstrealisering. Business casen er en forudsætning for gevinstrealisering i det den kvantificerer problemer, forudsætninger og potentialer og sikrer, at der er balance mellem investering og gevinst.

Ambitionerne rækker videre end til et godt beslutningsgrundlag. Snævert økonomisk råderum og ønsket om ”mest muligt for pengene” er den gennemgående dagsorden. Gevinsterne fra investeringerne skal høstes og det kræver ændringer i organisationens arbejdsgange mv. Her er der solide udfordringer.

Det er helt almindeligt, at indarbejde gevinster forlods i budgetterne. Det er også almindeligt at ikke alle investeringens gevinster realiseres, men at besparelserne hentes ved at skære i fedt fra andre dele af budgettet. Der er således ikke altid en snorlige sammenhæng mellem business casens forudsætninger om forandring og det, der reelt implementeres i organisationen.

Nationale initiativer påvirker regionalt og lokalt

Inden for digitalisering og velfærdsteknologi er der en række nationale initiativer, der har gennemslag på regionalt og lokalt niveau. Initiativer og besparelser aftales centralt i de årlige økonomiforhandlinger, langt fra det lokale niveau. Lokalt forestår så en oversættelsesopgave, hvis business casen skal give mening og gevinsterne realiseres. KL behandler en række af disse udfordringer i KL Analysen: ”Høst de digitale gevinster – KL”. Publikationen henvender sig til kommunale topledere og ledere, der arbejder for at øge den digitale modenhed, herunder at realisere gevinster i bred forstand. En af publikationens væsentlige pointer er at gevinstrealiseringen er en holdindsats, der går på tværs af organisationens siloer, og som kræver et tæt samarbejde mellem linjeledelsen og digitaliseringsenheden. Et samarbejde, hvor kerneopgaverne er i fokus, og hvor det er linjeledelsen, der har gevinstansvaret.

Det er vigtigt at anvende en struktureret fremgangsmåde og de rigtige værktøjer, så der skabes et gevinstoverblik og en klar og fælles forståelse af kravene til organisatorisk forandringsparathed og forandringsledelse. Der skal også være klarhed om, hvilke mål der ønskes opnået (to-be) og de forudsætninger der skal være opfyldt, herunder hvilken baseline (as-is), der er udgangspunktet, når forandringen sættes i gang. Med disse værktøjer og aktiviteter vil den digitale modenhed kunne øges og gevinstrealisering blive en disciplin, der kan mestres på linje med det at udarbejde business-case dokumenter.