Rigsrevisionen tror ikke på, at besparelsespotentialet ved Digital Post kan indfries

Skrevet af Jimmy Kevin Pedersen, Ass. Partner, 1stroke. Ekstern lektor IT-Universitetet.

 

Rigsrevisionen har lige afgivet beretning til Statsrevisorerne om business casen i Digital Post.

 

Rigsrevisionen vurderer, at det ikke er sandsynligt, at de offentlige myndigheder kommer til at spare hele potentialet på ca. 1 mia. kr. om året ved at overgå til Digital Post. Det skyldes for det første, at Finansministeriet kun i begrænset omfang har udmøntet det beregnede besparelsespotentiale i egentlige besparelser på det statslige område. Rigsrevisionens gennemgang viser, at de statslige bevillinger kun er blevet reduceret med ca. 48 mio. kr. i 2015, hvilket svarer til ca. 1/5 af det beregnede potentiale på 244 mio. kr. på statens område. Bloktilskuddet til kommunerne er blevet reduceret med knap halvdelen af det aftalte beløb, mens det resterende beløb bliver i kommunerne og regionerne, hvor det skal anvendes til borgernær velfærd.

Ifølge Rigsrevisionen har Digitaliseringsstyrelsen anvendt en gængs metode til at beregne potentialet, men en væsentlig usikkerhed i forhold til at indfri potentialet i praksis er ikke afspejlet i beregningerne. Rigsrevisionen vurderer, at besparelser på porto og materialer opstår automatisk ved omlægning til Digital Post. Derimod vurderer Rigsrevisionen, at det vil være vanskeligt for myndighederne at indfri hele potentialet for løn- og overheadudgifter, fordi potentialeberegningen forudsætter, at de enkelte medarbejdere sender få breve dagligt og dermed hver for sig kun sparer få minutter. Dermed opstår besparelserne på løn og overhead spredt i de enkelte myndigheder. Disse besparelser udgør over halvdelen af det samlede potentiale – et potentiale, som Rigsrevisionen ikke mener, kan indfries.

Hvad kan organisationerne gøre?

For at indfri besparelseskravet er der behov for, at myndighederne organiserer arbejdet anderledes, så færre sender mere post. Det er den eneste måde, hvorpå de mange små gevinster kan opsamles og realiseres. Det kræver, at der udarbejdes en solid business case, hvor såvel organisering og nye arbejdsgange indgår som en del af beskrivelsen.

Det burde være en relativt klar opgave. Men det kræver en detaljeret gennemgang af de nuværende arbejdsgange, og en tilsvarende beskrivelse af hvordan de optimerede arbejdsgange vil se ud, herunder hvordan arbejdet fremover skal organiseres.
bruger meget anvendeligt. For det sikrer, at man kommer hele vejen rundt og forankrer gevinstrealiseringen i organisationen.

”Det er vigtigt fra starten at erkende, at de tal, der ligger til grund for de centrale udmeldinger, skal udfordres. Det er jo af gode grunde gennemsnitsbetragtninger. Det betyder, at man lokalt hos myndighederne må frem med regnestokken og starte på en genberegning af business casen, så den bliver anerkendt og accepteret som styringsværktøj, inden den slippes løs,” siger Jimmy Kevin Pedersen, 1stroke.

Rigsrevisionens undersøgelse viser, at besparelsespotentialet på udgifter til løn og overhead dels tager udgangspunkt i erfaringsbaserede data, dels i aftaler mellem Digitaliseringsstyrelsen og myndighederne og dels i skøn.

Helt konkrete dataanalyser er nødvendige, da der kan være store forskelle i effektiviteten fra organisation til organisation og dermed store forskelle i gevinstpotentiale. Med andre ord – der udestår en større opgave for at indfri løfterne. Efter vor opfattelse er emnet en oplagt kandidat til udarbejdelse af ”den solide business case”. Om hele potentialet så kan realiseres, må komme an på en prøve!

Link til rigsrevisionen.dk.