businesscase.dk > Nyheder > Aktuelle nyheder > Frem og tilbage er ikke lige langt

Frem og tilbage er ikke lige langt

Fire øjne ser som bekendt bedre end to. Review af business casen blandt ens kollegaer giver åbenlyse fordele, da flere øjne på samme sag styrker kvaliteten, så vi opfordrer alle til at tage vejen frem og tilbage nogen gange. Vejen bliver kun kortere og bedre!

Business casen er rygraden i ethvert projekt. Det sker alt for ofte, at projekter, der ikke har en gennemarbejdet business case, heller ikke realiserer de gevinster, der er stillet i udsigt. Ledere benytter ofte business casen til at legitimere en beslutning frem for at afdække muligheder og pege på optimale løsningsforslag.

Vi vil gerne fremhæve et par hovedproblemstillinger ved opstilling af business casen:

  • At udarbejde en business case er i sig selv en udfordring, og derfor er det også en svær disciplin at kommunikere en business case, så den opnår accept hos nøgleinteressenterne.
  • At udarbejde den gode business case kræver, at man søger hjælp hos kollegaer til afdække relevante problemstillinger og forudsætninger og dermed modner business casen til realisering.

Det understøttes af følgende sætning:

Business casen er solid, hvis forudsætningerne for både de gevinster, som man gerne vil have ud af projektet, og den indsats, som er nødvendigt for at kunne realisere gevinsterne, er kendte, forudsigelige og accepteret af alle interessenterne.

– Martin J. Ernst, partner i 1stroke, ekstern lektor IT-Universitetet

 

Eksempler, hvor review af business cases giver værdi

Review af dokumenter gælder ikke kun business casen, men i høj grad også andre centrale dokumenter i projektet.

Et eksempel er, når estimater ikke altid kan tåle andres mening. Nogle gange er business casen i starten forbeholdt de få pga. sensitiv indhold, som ikke kan deles med andre end de få udvalgte. Derfor regel nummer et: Review af business cases skal ske i et fortroligt rum.

Et andet eksempel er det konstante tidspres. Hvem kender ikke alt for godt, at materiale til beslutningstagere bliver udarbejdet i sidste øjeblik. Blækket er dårligt tørt, inden man går ind til styregruppe- eller bestyrelsesmødet. Derfor regel nummer to: Få etableret en proces for review, så I kommer i god tid. Få aftalt allerede fra starten med reviewer, hvornår et udkast vil være klar til gennemgang. Samt en deadline internt således, at materialet er klar til den endelige deadline.

Processen for disse reviews skal være så effektiv som overhovedet muligt, så reviewerne føler, det er en effektiv proces, og de, som modtager reviews også har rimelige arbejdsvilkår.

 

Kærlig, konkret og konstruktivt feedback
Et tredje eksempel tager udgangspunkt i en god feedback kultur.

Regel nummer nr. tre: Review af business cases skal ske med respekt for de tre K’er; kærligt, konkret og konstruktivt.

  • Kærlig– fordi den bedste feedback er, hvis man giver det i den ånd, hvor modtageren føler sig respekteret.
  • Konkret– fordi den bedste feedback er konkret. Sig ikke ”business casen er uklar. ”. Men hellere ”business casen kan styrkes med flere data fra Finansafdelingen, som kan ophæve forbehold a,b og c….”
  • Konstruktivt– fordi den bedste feedback er, hvis man giver personen noget at arbejde videre. F.eks. ”Hvis du tager fat i chefen for afdeling x, vil du kunne få de data, du har brug for, ellers vil han kunne henvise dig videre…”.

Disse tre regler bruger vi, når vi gennemfører review af business case. På vores kurser i ”Business case og gevinstrealisering” tager vi udgangspunkt i deltagernes egne medbragte business cases, som vi vil ”splitte ad” for at se, om de giver et realistisk billede af projektets omkostninger og gevinster.

 

Savner du flere øjne til din business case, så tilbyder 1stroke Free Feedback Fridays – hver fredag frem til sommer. Læs mere her: Free Feedback Fridays