Fire øjne ser som bekendt bedre end to. Review af business cases blandt ens kollegaer giver åbenlyse fordele, da flere øjne på samme sag styrker kvaliteten.
Business casen er rygraden i ethvert projekt. Det sker for ofte, at projekter, der ikke har en gennemarbejdet business case, heller ikke realiserer de gevinster, der er stillet i udsigt. Ledere benytter ofte business casen til at legitimere en beslutning frem for at afdække muligheder og pege på optimale løsningsforslag.
At udarbejde en business case er i sig selv en udfordring, og derfor er det også en svær disciplin at kommunikere en business case, så den opnår accept hos nøgleinteressenterne.
At udarbejde den gode business case kræver, at man søger hjælp hos kollegaer til afdække relevante problemstillinger og forudsætninger og dermed modner business casen til realisering.
Business casen er solid, hvis forudsætningerne for både de gevinster, som man gerne vil have ud af projektet, og den indsats, som er nødvendigt for at kunne realisere gevinsterne, er kendte, forudsigelige og accepteret af alle interessenterne.
– Martin J. Ernst, partner i 1stroke, ekstern lektor IT-Universitetet
Eksempler hvor review af business cases giver værdi
Dette gælder ikke kun business casen, men i høj grad også andre centrale dokumenter i projektet.
Et eksempel er, når estimater ikke altid kan tåle andres mening. Nogle gange er business casen i starten forbeholdt de få pga. meget sensitiv indhold, som ikke kan deles med andre end de få udvalgte. Derfor regel nummer et: Review af business cases skal ske i et fortroligt rum.
Et andet eksempel er det konstante tidspres. Hvem kender ikke alt for godt, at materiale til beslutningstagere bliver udarbejdet i sidste øjeblik. Blækket er dårligt tørt, inden man går ind til styregruppe- eller bestyrelsesmødet. Derfor regel nummer to: Få etableret en proces for review. Få aftalt allerede fra starten med reviewer, hvornår et udkast vil være klar til gennemgang. Samt en deadline internt således, at materialet er klar til den endelige deadline.
Processen for disse reviews skal være så effektiv som muligt, så reviewerne føler, det er en effektiv proces, og dem som modtager reviewes også har rimelige arbejdsvilkår.
Kærlig, konkret og konstruktivt feedback
Et tredje eksempel tager udgangspunkt i en god feedback kultur.
Regel nummer nr. tre: Review af business cases skal ske med respekt for de tre K’er; kærligt, konkret og konstruktivt.
Kærlig – fordi den bedste feedback er, hvis man giver det i den ånd, hvor modtageren føler sig respekteret.
Konkret – fordi den bedste feedback er konkret. Sig ikke ”business casen er uklar. ”. Men hellere ”business casen kan styrkes med flere data fra Finansafdelingen, som kan ophæve forbehold a,b og c….”
Konstruktivt – fordi den bedste feedback er, hvis man giver personen noget at arbejde videre. F.eks. ”Hvis du tager fat i chefen for afdeling x, vil du kunne få de data, du har brug for, ellers vil han kunne henvise dig videre…”.
Disse tre regler bruger vi, når vi gennemføre review af business case. Dette sker bl.a. på Momentums kursus ”Den gode business case”, som er et endagskursus, hvor din business case bliver reviewet af en af 1strokes business case eksperter. På vores kurser i ”Business case og gevinstrealisering” tager vi udgangspunkt i deltagernes egne medbragte business cases, som vi vil ”splitte ad” for at se, om de giver et realistisk billede af projektets omkostninger og gevinster.