Rundt om business casen

businesscase.dk > Rundt om business casen

Hvad er en business case?

Business case
Foto: Martin J. Ernst

Business casen er det styringsværktøj i projektet, som dokumenterer den forretningsmæssige påvirkning af projektets leverancer. Derudover indeholder business casen oplysninger, der beskriver retfærdiggørelsen af projektet fra start til slut. Med andre ord leverer business casen begrundelsen og besvarer spørgsmålet: “Hvorfor.”

Mange oplever, at investeringsbeslutninger tages uden, at der ligger en solid business case bag. At projekter og investeringer besluttes uden sikker viden om afkast og effekter, at gevinster kun realiseres i begrænset omfang, og at fokus forsvinder, når projekter går i drift.

Efter en lang periode med store investeringer i digitalisering og innovation trænger væsentlige spørgsmål sig på: Hvor bliver forandringerne af? Hvor bliver gevinsterne af? Hvordan får vi mere værdi og effekt for pengene? – Det er her business casen kommer ind i billedet.

Kort om business casen

  • En business case er en beskrivelse af begrundelserne for projektet og berettigelsen af projektets igangsættelse. Business casen er baseret på de estimerede omkostninger ved projektet samt risici og det forventede udbytte og de forventede besparelser
  • Business casen dækker alle ændringer i den virksomhed, der er berørt af projektet
  • Business casen udgør projektets vigtigste sæt informationer. Den styrer beslutningsprocesserne og bruges hele tiden til at justere projektets fremdrift i forhold til de forretningsmål og det udbytte, der er defineret i business casen
  • En business case skal udvikles i henhold til evt. eksisterende organisationsstandarder og projektets beskaffenhed. I nogle tilfælde vil en business case være meget krævende at udvikle og godkende, fordi projektet vil have store konsekvenser for organisationen. Andre vil være mindre arbejdskrævende, fordi projektet er uafhængigt og har minimal indvirkning på andre dele af organisationen. Investeringsniveauet vil også have indflydelse på, hvor formel udviklingen af business casen skal være.

Kilde: PRINCE2 manualen side 197-198, OCG, Anden udgave,2006

Business casen har 3 liv

Det er vigtigt at huske, at business casen har tre liv; et før, under og efter implementeringsprojektet, hvor projektet omdannes til daglig drift.

Før projektet
I perioden, før projektet sættes i gang, er business casen det dokument, der skal få interessenterne til at købe ind på idéen. Business casen kan være længe undervejs, da alle parter skal høres, og da alle deres behov skal skrives ind i dokumentet. Det er først, når aftalen er på plads, at forandringerne kan ske.

Det er også her, at forandringslederen skal vælges for at sikre, at der er en ansvarlig for realiseringen af gevinster. En forandringsleder skal være en del af linjeorganisationen og være med i projektet fra start til slut samt efterfølgende.

Under projektet
Her er business casen med til at holde fokus på de fastsatte mål. I kampens hede kan der tages beslutninger om reduktion af den implementerede løsning, som kan have direkte indflydelse på business casen.

I overgangen mellem de definerede faser skal business casen opdateres med de nye forudsætninger, som udfordrer projektet. Hvis business casen på den baggrund bliver dårligere, er det styregruppen og i sidste ene ledelsens vigtigste opgave at vurdere, om projektet skal fortsætte.

Efter projektet
Selvom projektledelsesstandarder som PRINCE2 ikke beskæftiger sig med realiseringen af business casen (realiseringsplanen), er denne aktivitet (fase) lige så vigtig som den fasen, hvor business casen blev defineret.

Det er her efter projektet, at der sker overlevering fra projektorganisationen til forretningen og fra projektlederen til forandringslederen. Realiseringen af gevinsten skal også i hus, og dette skal ske gennem ledelsen.

Fokus giver fremdrift, og derfor vil et fokus på realiseringsplanen også medføre resultater. Det er især her, at forandringslederen, som  er ansvarlig for at realisere projektet, skal træde i karakter.

 9 veje til en effektiv business case 

  • Skaler business casen efter behov – hellere kort og skarp end lang og ukonkret. Udbyg business casen med analyseværktøjer efter behov og kun, hvis det understøtter beslutningsprocessen og realiseringen af gevinsterne. Tænk i en state-gate metode, så analysen af et projekt kan stoppe, hvis det viser sig, at projektet ikke kan give et tilfredsstillende afkast i forhold til investeringsomfang og risikoprofil.
  • Lad den, som skal realisere gevinsten, udarbejde business casen, nemlig forandringslederen. Sørg for, at alle interessenter byder ind på business casen – gerne med et formelt underskriftsark.
  • Navnlig ved it-projekter kan det være fordelagtigt at tænke i de forretningsmæssige muligheder i stedet for alene reduktion af it-omkostninger og procesforbedringer. Reduktion af omkostninger vil nok altid være en del af et projekt, men det bør ikke altid være det drivende. Det er sjovere at udvikle end at reducere – og på et tidspunkt kan man ikke reducere mere.
  • Få en rapporteringskultur i hele virksomheden, hvor man holder øje med operationelle KPI’er og finansielle tal i relation til adfærdsændring og virksomhedens performance. Lad det være en controllerfunktion, som står for rapportering, men forandringslederen skal sørge for, at forandringen sker.
  • Brug business casen hele vejen gennem projektet – også i implementeringsfasen – og lad ikke projektorganisationen “off the hook” for tidligt.
  • Del erfaring med opstilling af gevinster, og italesæt den forandring og forbedring, der ønskes. På denne måde sikrer man, at der identificeres de projekter, som kan have en negativ effekt på ens eget projekt.
  • Start med ledelsen, og lad dem bruge business casens indhold til at inddrive gevinsterne hos forandringslederen. Det er klart, at hvis ens chef ikke har fokus på dette, så kommer der ingen fremdrift.
  • Hav mod til at stoppe projekter, som på et eller andet tidspunkt viser sig ikke at være levedygtige. Specielt for igangværende projekter er tendensen, at man ikke tør stoppe dem.
  • Få et realistisk forhold til gevinsterne. Nogle gevinster er så små eller så akademiske, at de har svært ved at blive realiseret. Gå derfor efter det store potentiale og monitorer de øvrige potentialer.

Husk! Der er også projekter, som “bare” skal indføres, f.eks. justering af momsregler, andre lovkrav eller opgraderinger af et system. Her kan man reducere business casen til: “hvis vi ikke gør dette, så lukker vi.” Men man kan stadig med fordel tænke muligheder ind i form af værdiskabelse, når man alligevel er i gang.